U heeft net uw bedrijf opgericht en de eerste offerte is ondertekend. Het enige wat nog rest is het versturen van een conforme factuur, bij voorkeur zonder daar de hele dag mee bezig te zijn. Het goede nieuws is dat het instellen van uw online facturering minder dan een uur duurt als u de juiste volgorde aanhoudt. Het slechte nieuws is dat de hervorming van de elektronische facturering de spelregels verandert: een eenvoudige PDF die per e-mail wordt verzonden, zal binnenkort niet meer als een geldige factuur worden beschouwd.
Goedkeurde platform en factureringssoftware: twee aparte bouwstenen om te verbinden
Voordat u een factuursjabloon personaliseert, moet u een technische onderscheid begrijpen dat veel ondernemers te laat ontdekken. De software die uw facturen genereert, is niet per se het platform dat ze naar de administratie en uw klanten verzendt.
De hervorming vereist dat u gebruikmaakt van een door de DGFiP goedgekeurd platform om elektronische facturen uit te geven en te ontvangen. Dit platform staat in een officieel register. Uw factureringssoftware moet daarmee verbonden zijn, anders zijn uw documenten niet conform.
Concreet bestaat de eerste stap van de configuratie uit het controleren of uw huidige tool al verbonden is met een goedgekeurd platform. Als dat niet het geval is, moet u er een kiezen en de verbinding activeren. Op het online platform Génération Entreprise wordt het proces van aansluiting stap voor stap uitgelegd voor kleine structuren.
Waarom daar beginnen? Omdat alle volgende stappen (factuurformaat, verplichte vermeldingen, automatische verzending) afhankelijk zijn van deze aansluiting. Een mooi factuursjabloon configureren zonder een goedgekeurd platform is als het decoreren van een huis zonder fundamenten.
Factur-X formaat en gestructureerde gegevens: de technische test die u moet doen vóór verzending
Een klassieke PDF-bestand bevat tekst die leesbaar is voor een mens. Een conforme elektronische factuur bevat ook gestructureerde gegevens die leesbaar zijn voor een machine. De geaccepteerde formaten zijn UBL, CII of Factur-X (dat een PDF en een geïntegreerd XML-bestand combineert).
U hoeft deze afkortingen niet te beheersen. Wat telt, is dat u een specifiek punt controleert tijdens de configuratie: wanneer u een factuur genereert vanuit uw software, bevat het geproduceerde bestand deze gestructureerde gegevens?
Om dit te testen, maakt u een conceptfactuur aan en bekijkt u het uitvoerformaat in de instellingen van uw tool. De meeste recente software biedt standaard Factur-X aan. Als u deze optie niet kunt vinden, is uw tool waarschijnlijk niet compatibel met de hervorming.
Wat dit verandert in uw configuratie
Kies vanaf het begin het juiste formaat om te voorkomen dat u later al uw sjablonen opnieuw moet maken. Een factuursjabloon geconfigureerd in Factur-X werkt net zo goed als een PDF voor uw klanten, met de bijkomende wettelijke conformiteit.
Verrijkte klantfiche: de verplichte velden die niemand aanvult bij de start
De meeste snelle configuratiehandleidingen stellen voor om de naam van de klant en zijn adres in te vullen, en dat is het. De hervorming vereist meer. Hier zijn de informatie die u voor elke klantfiche moet verzamelen voordat u uw eerste factuur verzendt:
- Het SIREN-nummer van de klant, dat de identificatie op het digitaliseringsplatform mogelijk maakt en de automatische verzending van de factuur voorwaarde stelt.
- De categorie van de operatie (levering van goederen, dienstverlening, gemengde operatie), omdat deze de toepasselijke btw-regels en de vermeldingen die moeten worden weergegeven bepaalt.
- Het afleveradres wanneer dit verschilt van het factuuradres, een vaak vergeten gegeven dat de validatie aan de platformzijde kan blokkeren.
- De btw-informatie van de klant (intracommunautair nummer indien van toepassing, btw-regime), nodig voor de e-reporting.
Deze velden invullen kost enkele minuten per klant. Het creëren van uw volledige klantfiches vanaf het begin voorkomt blokkades bij de verzending. Een goed geconfigureerde software zal u wijzen op de ontbrekende velden vóór de validatie, op voorwaarde dat u deze controle in de instellingen heeft geactiveerd.
Configuratie van het online factuursjabloon: de instellingen die prioriteit hebben
Zodra het goedgekeurde platform is verbonden, het formaat is gecontroleerd en de klantfiches zijn ingevuld, kunt u doorgaan naar het factuursjabloon. Deze stap is het snelst als de voorgaande correct zijn uitgevoerd.
Wettelijke vermeldingen en nummering
Uw software biedt een standaard sjabloon aan. Voordat u het gebruikt, controleert u of de nummering van de facturen een continue chronologische volgorde volgt, zonder hiaten. Dit is een wettelijke verplichting, geen esthetische voorkeur. De meeste tools beheren dit punt automatisch, maar sommige stellen u in staat om het voorvoegsel of de initiële teller te wijzigen, wat inconsistenties kan veroorzaken als u halverwege het jaar van software verandert.
Controleer ook de aanwezigheid van de verplichte vermeldingen: datum van uitgifte, datum van levering of uitvoering, detail van de producten of diensten, btw-tarief per regel, betalingsvoorwaarden en boetes voor te late betalingen.
Automatisering van verzendingen en herinneringen
Configureer de automatische verzending via het goedgekeurde platform in plaats van via een klassieke e-mail. Als uw software automatische herinneringen voor onbetaalde facturen aanbiedt, activeer deze dan nu. Het instellen van een herinneringstermijn (bijvoorbeeld na de vervaldatum) kost minder dan een minuut en voorkomt dat u handmatig achter betalingen aan moet.
Ontvangst van leveranciersfacturen: de vergeten parameter
Het instellen van uw online facturering betreft niet alleen de uitgifte. De hervorming vereist ook dat u de facturen van uw leveranciers ontvangt via een goedgekeurd platform. Dit aspect wordt vaak verwaarloosd tijdens de initiële configuratie.
Controleer of uw platform is geconfigureerd voor ontvangst. In de meeste gevallen hoeft u alleen de optie in de instellingen van uw account te activeren. Uw leveranciers kunnen u dan hun elektronische facturen rechtstreeks sturen, zonder via e-mail te gaan.
Deze instelling kost enkele klikken, maar het ontbreken ervan kan u beletten om de aftrekbare btw op uw aankopen terug te vorderen als het ontvangstcircuit niet conform is.
De volledige configuratie, van de verbinding met het goedgekeurde platform tot de activatie van de ontvangst, kan inderdaad binnen een uur worden gedaan als u uw klantinformatie van tevoren heeft voorbereid. De valkuil is om te beginnen met het factuursjabloon terwijl de technische basis nog niet is gelegd. Door de volgorde om te keren (platform, formaat, klantfiches, sjabloon, ontvangst), volgt elke stap elkaar op zonder terug te hoeven gaan.
