Você acabou de criar sua atividade e o primeiro orçamento foi assinado. Resta enviar uma fatura conforme, idealmente sem passar o dia nisso. A boa notícia é que configurar sua faturação online leva menos de uma hora quando se segue a ordem correta. A má notícia é que a reforma da faturação eletrônica muda as regras do jogo: um simples PDF enviado por e-mail em breve não será mais considerado uma fatura válida.
Plataforma aprovada e software de faturação: duas peças distintas a conectar
Antes de personalizar um modelo de fatura, é preciso entender uma distinção técnica que muitos empreendedores descobrem tarde demais. O software que gera suas faturas não é necessariamente a plataforma que as transmite à administração e aos seus clientes.
A reforma exige passar por uma plataforma aprovada pela DGFiP para emitir e receber faturas eletrônicas. Esta plataforma está listada em um diretório oficial. Seu software de faturação deve estar conectado a ela, caso contrário, seus documentos não estarão em conformidade.
Concretamente, o primeiro passo da configuração consiste em verificar se sua ferramenta atual já está conectada a uma plataforma aprovada. Se não estiver, você precisará escolher uma e ativar a conexão. Na plataforma Geração Empresa online, o processo de vinculação é detalhado passo a passo para pequenas estruturas.
Por que começar por aí? Porque todas as etapas seguintes (formato da fatura, menções obrigatórias, envio automático) dependem dessa conexão. Configurar um bonito modelo de fatura sem uma plataforma aprovada é como decorar uma casa sem fundações.
Formato Factur-X e dados estruturados: o teste técnico a ser feito antes de qualquer envio
Um arquivo PDF clássico contém texto legível por um humano. Uma fatura eletrônica conforme também contém dados estruturados legíveis por uma máquina. Os formatos aceitos são UBL, CII ou Factur-X (que combina um PDF e um arquivo XML integrado).
Você não precisa dominar esses siglas. O que importa é verificar um ponto específico durante a configuração: quando você gera uma fatura a partir do seu software, o arquivo produzido contém esses dados estruturados?
Para testá-lo, crie uma fatura rascunho e examine o formato de saída nas configurações da sua ferramenta. A maioria dos softwares recentes oferece Factur-X por padrão. Se você não encontrar essa opção, sua ferramenta provavelmente não é compatível com a reforma.
O que isso muda na sua configuração
Escolher o formato certo desde o início evita ter que recriar todos os seus modelos mais tarde. Um modelo de fatura configurado em Factur-X funciona tão bem quanto um PDF para seus clientes, com a conformidade regulatória a mais.
Ficha do cliente enriquecida: os campos obrigatórios que ninguém preenche no início
A maioria dos guias de configuração rápida sugere preencher o nome do cliente, seu endereço e só. A reforma exige mais. Aqui estão as informações a serem coletadas para cada ficha de cliente antes de enviar sua primeira fatura:
- O número SIREN do cliente, que permite a identificação na plataforma de desmaterialização e condiciona a transmissão automática da fatura.
- A categoria da operação (entrega de bens, prestação de serviços, operação mista), pois determina as regras de IVA aplicáveis e as menções a serem exibidas.
- O endereço de entrega quando difere do endereço de faturação, um dado frequentemente esquecido que pode bloquear a validação do lado da plataforma.
- As informações de IVA do cliente (número intracomunitário, se aplicável, regime de IVA), necessárias para o e-reporting.
Preencher esses campos leva alguns minutos por cliente. Criar suas fichas de clientes completas desde o início evita bloqueios no envio. Um software bem configurado sinalizará os campos faltantes antes da validação, desde que você tenha ativado essa verificação nas configurações.
Configuração do modelo de fatura online: as configurações a validar em prioridade
Uma vez que a plataforma aprovada esteja conectada, o formato verificado e as fichas de clientes preenchidas, você pode passar para o modelo de fatura. Esta etapa é a mais rápida se as anteriores forem feitas corretamente.
Menções legais e numeração
Seu software oferece um modelo padrão. Antes de usá-lo, verifique se a numeração das faturas segue uma sequência cronológica contínua, sem lacunas. É uma obrigação legal, não uma preferência estética. A maioria das ferramentas gerencia esse ponto automaticamente, mas algumas permitem modificar o prefixo ou o contador inicial, o que pode criar incoerências se você mudar de software no meio do ano.
Verifique também a presença das menções obrigatórias: data de emissão, data de entrega ou execução, detalhe dos produtos ou serviços, taxa de IVA linha por linha, condições de pagamento e penalidades por atraso.
Automatização dos envios e lembretes
Configure o envio automático via a plataforma aprovada em vez de por e-mail clássico. Se seu software oferece lembretes automáticos para faturas não pagas, ative-os agora mesmo. Definir um prazo de lembrete (por exemplo, após a data de vencimento) leva menos de um minuto e evitará que você tenha que correr atrás dos pagamentos manualmente.
Recepção das faturas de fornecedores: o parâmetro esquecido
Configurar sua faturação online não diz respeito apenas à emissão. A reforma também exige receber as faturas de seus fornecedores através de uma plataforma aprovada. Este aspecto é frequentemente negligenciado durante a configuração inicial.
Verifique se sua plataforma está configurada para a recepção. Na maioria dos casos, basta ativar a opção nas configurações da sua conta. Seus fornecedores poderão então enviar suas faturas eletrônicas diretamente para você, sem passar pelo e-mail.
Essa configuração leva alguns cliques, mas sua ausência pode impedi-lo de recuperar o IVA dedutível sobre suas compras se o circuito de recepção não estiver em conformidade.
A configuração completa, desde a conexão à plataforma aprovada até a ativação da recepção, realmente leva uma hora se você tiver preparado suas informações de clientes com antecedência. O truque é começar pelo modelo de fatura enquanto a base técnica não está em vigor. Seguindo a ordem inversa (plataforma, formato, fichas de clientes, modelo, recepção), cada etapa se encadeia sem retorno.
