Sie haben Ihr Unternehmen gerade gegründet und das erste Angebot ist unterschrieben. Jetzt bleibt nur noch, eine konforme Rechnung zu senden, idealerweise ohne den ganzen Tag dafür aufzuwenden. Die gute Nachricht ist, dass die Einrichtung Ihrer Online-Rechnung weniger als eine Stunde dauert, wenn man die richtige Reihenfolge beachtet. Die schlechte Nachricht ist, dass die Reform der elektronischen Rechnungsstellung die Spielregeln ändert: Ein einfaches PDF, das per E-Mail gesendet wird, wird bald nicht mehr als gültige Rechnung angesehen.
Genehmigte Plattform und Rechnungssoftware: zwei separate Bausteine, die verbunden werden müssen
Bevor Sie eine Rechnungsvorlage anpassen, müssen Sie eine technische Unterscheidung verstehen, die viele Unternehmer zu spät entdecken. Die Software, die Ihre Rechnungen erstellt, ist nicht unbedingt die Plattform, die sie an die Verwaltung und Ihre Kunden überträgt.
Die Reform verlangt, dass Sie eine von der DGFiP genehmigte Plattform nutzen, um elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Diese Plattform ist in einem offiziellen Verzeichnis aufgeführt. Ihre Rechnungssoftware muss damit verbunden sein, andernfalls sind Ihre Dokumente nicht konform.
Konkret besteht der erste Schritt der Einrichtung darin, zu überprüfen, ob Ihr aktuelles Tool bereits mit einer genehmigten Plattform verbunden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie eine auswählen und die Verbindung aktivieren. Auf der Plattform Génération Entreprise online wird der Verbindungsprozess Schritt für Schritt für kleine Unternehmen erläutert.
Warum dort anfangen? Weil alle folgenden Schritte (Rechnungsformat, Pflichtangaben, automatische Versendung) von dieser Verbindung abhängen. Ein schönes Rechnungsdesign ohne genehmigte Plattform zu konfigurieren, ist wie ein Haus ohne Fundament zu dekorieren.
Format Factur-X und strukturierte Daten: der technische Test vor jedem Versand
Eine klassische PDF-Datei enthält für Menschen lesbaren Text. Eine konforme elektronische Rechnung enthält auch strukturierte, maschinenlesbare Daten. Die akzeptierten Formate sind UBL, CII oder Factur-X (das ein PDF und eine integrierte XML-Datei kombiniert).
Sie müssen diese Abkürzungen nicht beherrschen. Wichtig ist, einen bestimmten Punkt bei der Einrichtung zu überprüfen: Enthält die von Ihrer Software erzeugte Datei diese strukturierten Daten, wenn Sie eine Rechnung generieren?
Um dies zu testen, erstellen Sie eine Entwurfsrechnung und überprüfen Sie das Ausgabeformat in den Einstellungen Ihres Tools. Die meisten modernen Softwarelösungen bieten standardmäßig Factur-X an. Wenn Sie diese Option nicht finden, ist Ihr Tool wahrscheinlich nicht mit der Reform kompatibel.
Was sich dadurch in Ihrer Einrichtung ändert
Das richtige Format von Anfang an zu wählen, verhindert, dass Sie später alle Ihre Vorlagen neu erstellen müssen. Eine in Factur-X konfigurierte Rechnungsvorlage funktioniert genauso gut wie ein PDF für Ihre Kunden, mit zusätzlicher regulatorischer Konformität.
Erweiterte Kundenkarte: die Pflichtfelder, die niemand zu Beginn ausfüllt
Die meisten Schnellstartanleitungen zur Einrichtung empfehlen, den Namen des Kunden und seine Adresse anzugeben, und das war’s. Die Reform verlangt mehr. Hier sind die Informationen, die Sie für jede Kundenkarte sammeln sollten, bevor Sie Ihre erste Rechnung senden:
- Die SIREN-Nummer des Kunden, die die Identifizierung auf der Plattform zur Digitalisierung ermöglicht und die automatische Übertragung der Rechnung bedingt.
- Die Kategorie der Transaktion (Warenlieferung, Dienstleistung, gemischte Transaktion), da sie die anwendbaren Mehrwertsteuervorschriften und die anzuzeigenden Angaben bestimmt.
- Die Lieferadresse, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht, eine oft vergessene Angabe, die die Validierung auf der Plattform blockieren kann.
- Die Mehrwertsteuerinformationen des Kunden (innergemeinschaftliche Nummer, falls zutreffend, Mehrwertsteuersystem), die für das E-Reporting erforderlich sind.
Das Ausfüllen dieser Felder dauert einige Minuten pro Kunde. Vollständige Kundenkarten von Anfang an zu erstellen, verhindert Blockaden beim Versand. Eine gut konfigurierte Software wird Ihnen fehlende Felder vor der Validierung anzeigen, vorausgesetzt, Sie haben diese Überprüfung in den Einstellungen aktiviert.
Einrichtung der Online-Rechnungsvorlage: die Einstellungen, die vorrangig validiert werden sollten
Sobald die genehmigte Plattform verbunden, das Format überprüft und die Kundenkarten ausgefüllt sind, können Sie zur Rechnungsvorlage übergehen. Dieser Schritt ist am schnellsten, wenn die vorherigen Schritte korrekt durchgeführt wurden.
Rechtliche Hinweise und Nummerierung
Ihre Software bietet ein Standardmodell an. Bevor Sie es verwenden, überprüfen Sie, ob die Nummerierung der Rechnungen einer durchgehenden chronologischen Reihenfolge folgt, ohne Lücken. Das ist eine gesetzliche Verpflichtung, keine ästhetische Präferenz. Die meisten Tools verwalten diesen Punkt automatisch, aber einige erlauben es, das Präfix oder den Anfangszähler zu ändern, was zu Inkonsistenzen führen kann, wenn Sie im Laufe des Jahres die Software wechseln.
Überprüfen Sie auch das Vorhandensein der Pflichtangaben: Ausstellungsdatum, Liefer- oder Ausführungsdatum, Einzelheiten zu den Produkten oder Dienstleistungen, Mehrwertsteuersatz zeilenweise, Zahlungsbedingungen und Verzugszinsen.
Automatisierung von Versand und Mahnungen
Konfigurieren Sie den automatischen Versand über die genehmigte Plattform anstelle von klassischer E-Mail. Wenn Ihre Software automatische Mahnungen für unbezahlte Rechnungen anbietet, aktivieren Sie diese jetzt. Einen Mahnzeitraum festzulegen (zum Beispiel nach dem Fälligkeitsdatum) dauert weniger als eine Minute und erspart Ihnen das manuelle Nachverfolgen von Zahlungen.
Empfang von Lieferantenrechnungen: die vergessene Einstellung
Die Einrichtung Ihrer Online-Rechnung betrifft nicht nur die Ausstellung. Die Reform verlangt auch, dass Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten über eine genehmigte Plattform empfangen. Dieser Aspekt wird oft bei der ursprünglichen Einrichtung vernachlässigt.
Überprüfen Sie, ob Ihre Plattform für den Empfang konfiguriert ist. In den meisten Fällen reicht es aus, die Option in den Kontoeinstellungen zu aktivieren. Ihre Lieferanten können Ihnen dann ihre elektronischen Rechnungen direkt zusenden, ohne über E-Mail zu gehen.
Diese Einstellung erfordert nur wenige Klicks, aber ihre Abwesenheit kann Sie daran hindern, die abziehbare Mehrwertsteuer auf Ihre Einkäufe zurückzuerhalten, wenn der Empfangsprozess nicht konform ist.
Die vollständige Einrichtung, von der Verbindung zur genehmigten Plattform bis zur Aktivierung des Empfangs, dauert tatsächlich eine Stunde, wenn Sie Ihre Kundeninformationen im Voraus vorbereitet haben. Die Falle besteht darin, mit der Rechnungsvorlage zu beginnen, während das technische Fundament nicht vorhanden ist. Wenn Sie die umgekehrte Reihenfolge befolgen (Plattform, Format, Kundenkarten, Vorlage, Empfang), folgt jeder Schritt ohne Rückschritte.
